Copy of Checklist schoolstart met ECK

Checklist voortgezet onderwijs

In het voortgezet onderwijs wordt de start van de voorbereidingen voor het nieuwe schooljaar gemarkeerd door het verschijnen van het Startbericht. Dit biedt allereerste een een kalenderoverzicht van alle voorbereidende stappen en stipt vervolgens enkele belangrijke aspecten aan die scholen moeten regelen voor augustus.

In het VO heeft elke school een zogenoemde coördinator Directe Toegang aangewezen, met eventueel een achtervang. De coördinator heeft een aantal belangrijke taken in de voorbereiding van de schoolstart: als aanspreekpunt, als initiator en als verbinder. De coördinator:

• is het eerste aanspreekpunt voor distributeurs en uitgeverijen over Directe Toegang tot digitaal lesmateriaal;
• geeft namens de school door hoe de leerlingen dit jaar toegang krijgen tot het digitale lesmateriaal;
• communiceert over de gekozen oplossing naar docenten en leerlingen;
• is het eerste aanspreekpunt voor docenten en leerlingen bij vragen of problemen;
• zorgt ervoor dat de toegang tot digitaal lesmateriaal binnen de school wordt voorbereid.

Half maart schrijven de distributeurs de hen bekende coördinatoren aan om de contactgegevens te controleren.

De kalender in het startbericht biedt een overzicht van de belangrijkste stappen in de aanloop naar het nieuwe schooljaar. Wat moet er in de voorbereiding gebeuren? Hoe gaat het met docentenmateriaal? Welke inlog-mogelijkheden zijn er? Waar is ondersteuning te vinden, in geval van vragen? En hoe gaan leveranciers om met de bescherming van persoonsgegevens? 

De coördinator Directe Toegang ontvangt een mail van de distributeur met een link naar de inlogpagina van de Centrale Registratie, om de contactgegevens van de school te actualiseren. Daarnaast wordt geïnventariseerd welk systeem de leerlingen van een iD voorziet (iDP), welke ELO de school gebruikt en hoe de school haar leerlingen toegang wil verlenen tot digitaal lesmateriaal komend schooljaar. Dit kan op drie manieren: 1. via de ELO/het schoolportaal 2. via het distributeursportaal 3. via de websites van uitgeverijen.
De gegevens moeten voor 1 mei bekend zijn.

Biedt de school toegang tot digitaal lesmateriaal via een ELO? Dan ontvangt de coördinator Directe Toegang een mail van de distributeur met het verzoek de koppeling tussen de ELO en de systemen van de distributeur te controleren. Met een testlinkje wordt geverifieerd of de koppeling (nog altijd) goed werkt. Blijkt dit het geval, dan is toegang tot het digitale lesmateriaal ook voor het nieuwe schooljaar verzekerd. De controle van de koppeling moet voor 1 juni zijn gedaan.

1. De uitgeverijen leveren het docentenmateriaal uit aan de bestellers  voor het nieuwe schooljaar. 
2. De coördinator Directe Toegang ontvangt een overzicht van eventuele handleidingen bij de uitgeverijen.
3. Biedt de school toegang tot digitaal lesmateriaal via een ELO? Dan ontvangt de coördinator Directe Toegang ook de systeemeisen van de ELO-leverancier

De coördinator Directe Toegang ontvangt een link naar voorbeeldteksten waarmee hij of zij docenten en leerlingen kan informeren over de toegang tot het digitale lesmateriaal.

De week voor de start van het schooljaar in de regio van de school zijn de nieuwe licenties voor het digitale lesmateriaal voor de leerlingen beschikbaar.
1. Verleent de school toegang via een ELO of schoolportaal? Dan moeten de juiste linkjes geselecteerd en klaargezet worden voor de juiste leerlingen. Scholen met een Extern Leermiddelenfonds moeten voorafgaand bovendien de leerlinggegevens in de ELO vergelijken met de leerlinggegevens bij de distributeur. Dit noemen we pre-matchen. 
2. Verleent de school toegang via het distributeursportaal? Dan zet de distributeur de linkjes klaar.
3. Verleent de school toegang via de websites van uitgeverijen? Dan loggen leerlingen veelal via Entree in bij uitgeverijen voor hun digitaal lesmateriaal. Sommige uitgeverijen werken met activeringscodes. Afhankelijk van de uitgeverij zijn deze te downloaden of beschikbaar per mail.

Checklist Middelbaar Beroepsonderwijs

In het Middelbaar Beroepsonderwijs starten de voorbereidingen sinds 2018 met de "Centrale Inventarisatie". SaMBO-ICT verzamelt names Edu-K deze gegevens opdat een overzicht ontstaat van de systemen die de instellingen gebruiken voor het inloggen op en gebruiken van digitaal lesmateriaal. 

Het systeemlandschap bij instellingen verandert van jaar tot jaar. Met de Centrale Inventarisatie ontstaat overzicht wie welke systemen hanteert voor toegen tot en gebruik van digitale leermiddelen. Ook worden de contactgegevens van ECK-contactpersonen geverifieerd. Eén persoon als aanspreekpunt voor de techniek en één onderwijskundige contactpersoon. De gegevens zijn bedoeld voor supportdoeleinden.