Onderwijskundig: Evalueer als leermiddelcoördinatoren bestaande methoden en bepaal de nieuwe methoden voor komend schooljaar.

Systeem-technisch: Het systeemlandschap bij instellingen verandert voortdurend. inventariseer alle wijzigingen in en rond systemen die studenten hun school-iD geven (IdP) en in systemen die toegang bieden tot digitale leermiddelen (ELO/schoolportaal).

Administratief/communicatief: Evalueer de nieuwe inschrijvingen van vorig jaar. Werden de studenten goed toegeleid naar hun inschrijving? Kregen alle studenten op tijd hun school-iD?  Konden ze daarmee leermiddelen bestellen? Kwamen vragen op de gewenste plaatsen terecht? Wat kunnen we organisatorisch of in het proces verbeteringen voor komend schooljaar?

Onderwijskundig: Bespreek als leermiddel-coördinatoren welke wijzigingen in de leermiddelenlijsten zijn te voorzien. Bespreek met de distributeur hoe de lijsten aangeleverd moeten worden en voor welke datum. Bespreek hoe het leermiddel geleverd moet worden. Vraag uw distributeur of het digitale leermiddel via de ECK standaard D&T kan worden besteld en geleverd of anders.

Systeem-technisch:  Inventariseer (wijzigingen in) IdP-systemen, instellingsgegevens en de keuze voor het toegangsplatform voor digitale leermiddelen. Bespreek dit soort wijzigingen in het systeemlandschap van de instelling met uw distributeur, bepaal de impact en ga na of actie noodzakelijk is om betrouwbare toegang tot digitale leermiddelen mogelijk te (blijven) maken. Bespreek of er ook wijzigingen zijn vanuit leverancierszijde die actie vereisen.

Administratief/communicatief: Bespreek hoeveel studenten afgelopen schooljaar besteld hebben volgens IdP-first, IdP-last of volgens de non ECK-route met activeringsvouchers. Ga na wat de overwegingen waren voor welke route. Stimuleer in de communicatie zo veel mogelijk ECK: IdP-first.

ECK IdP-first: Student bestelt met het school iD vanuit de schoolomgeving.
ECK IdP-last: Student bestelt met privé iD. Hij moet zijn school iD vanuit de schoolomgeving verbinden aan de bestelde leermiddelen vóór de schoolstart.
Non ECK: Student bestelt met privé- of school iD. Hij moet met zijn school iD vanuit de schoolomgeving elk leermiddel activeren met behulp van de meegeleverde activeringscode.

Waren er ook opvallende misverstanden rond bestellen vanuit de schoolomgeving  die dit jaar een andere aanpak of andere communicatie vereisen?  

Onderwijskundig: Streef ernaar dat voor 1 juni de leermiddelenlijsten voor alle vestigingen, alle vakken juist en compleet beschikbaar zijn bij de distributeur en bij degene die vanuit de instelling zorgt dat de privacy-afspraken met leveranciers actueel blijven.

Bestel het docentenmateriaal rechtstreeks bij de betreffende uitgeverijen. Informeer als docent je eigen studenten dat de nieuwe leermiddelenlijsten voor volgend jaar klaar zijn en dat er binnenkort besteld kan worden vanuit de schoolomgeving. 

Systeem-technisch: Rond systeemaanpassingen ten behoeve van (blijvende) toegang tot digitale leermiddelen zo vroeg mogelijk af, maar in elk geval vóór 1 juni. Stem met uw distributeur af hoe de koppelingen tussen de schoolsystemen en de systemen bij de distributeur getest moeten worden. Voer de deze testen uit. 

Test of de doorgifte van alle nodige attributen via Entree Federatie goed verloopt via www.kn.nu/refsp en de distributeurstest.

Administratief/communicatief: Informeer bestaande studenten waar en hoe ze de (digitale) leermiddelen voor het nieuwe schooljaar kunnen bestellen. Zorg voor een centrale plaats waar alles staat over school-iD, inloggen, bestellen en gebruiken van digitaal lesmateriaal.

ECK IdP-first: Student bestelt met het school iD vanuit de schoolomgeving.
ECK IdP-last: Student bestelt met privé iD. Hij moet zijn school iD vanuit de schoolomgeving verbinden aan de bestelde leermiddelen vóór de schoolstart.
Non ECK: Student bestelt met privé- of school iD. Hij moet met zijn school iD vanuit de schoolomgeving elk leermiddel activeren met behulp van de meegeleverde activeringscode.

Zorg dat alle informatie aan nieuwe studenten een passage bevat over het belang van bestellen met het school-iD: (open dag, documentatieset inschrijving, posters, receptie/telefonistes...). Verwijs naar de centrale webpagina over school-iD, inloggen, bestellen en gebruiken van digitaal lesmateriaal.

Ga op basis van de nieuwe leermiddelenlijsten na of de afspraken over uit te wisselen persoonsgegevens met bestaande en/of nieuwe leveranciers aanpassing behoeven. Denk aan verwerkersovereenkomsten en attribute release policies. Zorg dat de privacy-documenten z.s.m. worden geactualiseerd.

Onderwijskundig: Probeer vóór de zomervakantie of inloggen op het docentenmateriaal lukt. Bij vragen: check de meegeleverde inlog-instructies of informeer bij de betreffende uitgeverij. 

Systeem-technisch: Organiseer voor de zomervakantie, in afstemming met uw distributeur, een team van inhoudelijke specialisten die kunnen assisteren bij inloggen. Maak een schema voor bezetting van de helpdesk vanaf de schoolstart, over eventuele 'inlooplocaties' op de vestigingen en plan alvast een dagelijkse call of  'stand up' in om veel voorkomende problemen te bespreken. Spreek af wie dit organiseert en bewaakt.

Administratief/communicatief: Bewaak of de inschrijvingen stipt worden verwerkt en of nieuwe studenten hun gebruikersnamen en wachtwoorden krijgen aangereikt en ook in gebruik nemen. Zo nee, ga na waar dat aan ligt en stel bij.

Onderwijskundig: Neem als docent kennis van de inlog-instructies die voor de studenten van jouw vakken gelden. Kijk op de websites van de betreffende uitgeverijen.

Systeem-technisch: Spreek het schema door: welke inlog-specialisten, bezetten de eerste dagen welke inlooplocaties? Maak concrete afspraken in een dagelijkse stand up. Spreek af wie als linking pin fungeert naar support bij de leveranciers, als er langdurige of onverklaarbare inlogproblemen zijn. Zorg dat hij goed bereikbaar is voor de inlog-specialisten. Spreek met communicatie af hoe updates over langdurige verstoringen binnen de instelling gedeeld worden. Ga voor dagelijkse updates over verstoringen die meerdere instellingen en/of leveranciers treffen naar https://www.startschoolmbo/support/.

Administratief/communicatief:  Publiceer het schema van inlooplocaties bij inlog-problemen op de speciale pagina waar alles staat over school-iD, inloggen, bestellen en gebruiken van digitaal lesmateriaal. Attendeer de docenten en studenten op dit schema. Zorg voor een speciale storingspagina waar updates over langdurige inlogproblemen gedeeld kunnen worden.

Allen: Evalueer met alle betrokkenen: onderwijskundig, systeem-technisch, administratief/communicatief: wat ging er goed? wat kan volgend jaar beter? Verzamel de verbeterpunten en maak een afspraak voor evaluatie met uw distributeur.

Systeem-technisch:  Repareer de cookie-setting die als gevolg van de IOS-update van Apple in september vaak verstoord raakt. Verstoring van de cookie-setting maakt dat de identiteit van een derde niet (meer) kan worden bepaald. Voor detailinstructie klik hier.